כאשר אוניברסיטה בחו״ל מבקשת Official Transcript, לא תמיד הכוונה היא לגיליון ציונים שסרקתם ושלחתם במייל. לעיתים מדובר במסמך רשמי שהונפק על ידי מוסד הלימודים, לעיתים בעותק מאושר, ולעיתים בתרגום נוטריוני של גיליון ציונים בעברית. כאן בדיוק מתחילות טעויות יקרות.

המונח Official Transcript נשמע פשוט, אבל הוא תלוי במדינה, במוסד הלימודים ובשלב ההרשמה. לכן לפני שמתרגמים או מאשרים, צריך לבדוק האם המוסד מבקש מסמך שהונפק ישירות מבית הספר או האוניברסיטה, עותק מאושר, תרגום נוטריוני, או שילוב של כמה דרישות.

מה יכול להיחשב Official Transcript

במקרים רבים מדובר בגיליון ציונים רשמי הכולל שם מלא, שם המוסד, פירוט ציונים, תאריכים, חתימה או חותמת. אם המסמך הונפק באנגלית על ידי המוסד בישראל, ייתכן שהוא יספיק. אם הוא בעברית, ייתכן שיידרש תרגום נוטריוני.

מתי נדרש תרגום נוטריוני

כאשר גיליון הציונים אינו בשפת ההגשה, ובמיוחד כאשר האוניברסיטה דורשת notarized translation או certified translation, יש לבדוק אם נדרש אישור נוטריוני. תרגום רגיל עשוי להיות טוב להבנה, אבל לא תמיד מספיק להגשה פורמלית.

מתי נדרש העתק מאושר

אם האוניברסיטה מבקשת certified copy of transcript, ייתכן שהדרישה היא לאישור שהעותק תואם למקור. זה שונה מתרגום. לפעמים יידרשו גם עותק מאושר וגם תרגום נוטריוני.

מה חשוב לבדוק לפני שמתחילים

צריך לקרוא את הנחיית האוניברסיטה, לבדוק האם יש דדליין, באיזו שפה המסמך צריך להיות, והאם ההגשה היא לשלב מועמדות ראשוני או לרישום סופי. לעיתים בשלב הראשון מספיקות סריקות, ובשלב הסופי נדרשים מסמכים מאומתים.

איך מתחילים נכון

שולחים צילום ברור של גיליון הציונים יחד עם הדרישה שקיבלתם מהמוסד. כך ניתן לבדוק אם המסמך מתאים לתרגום, אם צריך להנפיק גרסה רשמית חדשה, ואם אפשר להתחיל חלק מהתהליך באופן דיגיטלי.