לפעמים גוף בחו״ל מבקש הצהרה חתומה: הצהרת רווקות, הצהרת כתובת, הצהרת בעלות, הצהרה לגבי שם, תצהיר לצורך ירושה או מסמך אישי אחר. במבט ראשון נראה שמדובר במסמך שאפשר לנסח ולחתום עליו לבד, אבל לעיתים נדרש אישור נוטריוני או אימות נוסף כדי שהמסמך יתקבל.

הנקודה החשובה היא שהנוטריון אינו "חותמת כללית" על כל הצהרה. צריך להבין מי מקבל את המסמך, באיזו מדינה, באיזו שפה, ומה בדיוק נדרש: אימות חתימה, אישור הצהרה, תרגום, אפוסטיל או אימות קונסולרי.

מתי תצהיר צריך נוטריון

כאשר ההצהרה מיועדת לרשות זרה, בנק, קונסוליה, מוסד לימודים, בית משפט או גוף רשמי אחר, ייתכן שיידרש אימות חתימה בפני נוטריון. במקרים כאלה חשוב שהחותם יזוהה כראוי ושהמסמך ייחתם בדרך המתאימה.

אם ההצהרה כבר קיימת בשפה זרה, צריך לבדוק האם הנוטריון מאמת חתימה בלבד או האם נדרש גם תרגום. אם ההצהרה מיועדת למדינה מסוימת, כדאי לבדוק אם יש נוסח מקובל שאותו הגוף דורש.

נוסח חופשי או נוסח שקיבלתם מהגוף המקבל

אחת הטעויות הנפוצות היא לנסח הצהרה כללית מדי. יש גופים שמקבלים נוסח חופשי, אבל אחרים דורשים נוסח מדויק. למשל, בנק בחו״ל עשוי לבקש הצהרה עם פרטים ספציפיים, וקונסוליה עשויה לדרוש פורמט קבוע.

לפני שמגיעים לחתימה, כדאי להעביר את הנוסח לבדיקה. אם חסר פרט מהותי, ייתכן שהמסמך לא יתקבל גם אם החתימה אומתה כראוי.

האם צריך אפוסטיל

לעיתים לאחר אימות החתימה הנוטריוני יש צורך באפוסטיל על אישור הנוטריון. האפוסטיל אינו מחליף את האישור הנוטריוני, אלא מאמת את סמכות הנוטריון לשימוש במדינות הרלוונטיות.

אם המדינה אינה פועלת לפי מנגנון אפוסטיל, ייתכן שיידרש אימות קונסולרי. לכן השאלה אינה רק האם צריך נוטריון, אלא איזה מסלול הכרה נדרש אחרי הנוטריון.

מה אפשר להכין מראש

כדאי להכין את נוסח ההצהרה, צילום תעודה מזהה, דרישת הגוף המקבל ופרטים על מדינת היעד. אם מדובר בכמה חותמים, חשוב לציין זאת מראש.

בדיקה מוקדמת מאפשרת להבין אם ניתן להתחיל את הטיפול מרחוק, אם נדרשת נוכחות פיזית, ואם יש צורך בתרגום או באפוסטיל בהמשך.