אחת השאלות הנפוצות ביותר היא מה עושים אם אין מקור למסמך. לפעמים המקור אבד, לפעמים הוא נמצא אצל בן משפחה בחו״ל, ולפעמים יש רק קובץ דיגיטלי או צילום. השאלה חשובה, כי סוג המסמך וסוג האישור קובעים אם אפשר להתקדם או שחייבים להשיג מקור.

לא כל שירות נוטריוני דורש אותו דבר. יש מצבים שבהם אפשר להתחיל מבדיקה של סריקה, ויש מצבים שבהם נדרש מקור פיזי כדי לבצע אישור מסוים. לכן לא נכון להניח מראש שצילום מספיק, אבל גם לא נכון לוותר לפני שבודקים.

מתי סריקה יכולה להספיק לבדיקה

כמעט תמיד אפשר להתחיל בבדיקה ראשונית על בסיס סריקה ברורה. בשלב הזה בודקים מהו המסמך, האם הוא קריא, באיזו שפה הוא, ומה הגוף המקבל דורש. בדיקה כזו יכולה לחסוך הגעה מיותרת או הזמנת שירות לא נכון.

עם זאת, בדיקה ראשונית אינה זהה לאישור נוטריוני סופי. עצם האפשרות לשלוח קובץ בוואטסאפ אינה אומרת שהאישור כולו יכול להתבצע ללא מקור.

מתי חייבים מקור פיזי

באישור העתק נאמן למקור, למשל, הנוטריון צריך להשוות את ההעתק למסמך שהוצג בפניו. אם הגוף המקבל דורש אישור על העתק, ייתכן שיהיה צורך במקור או במסמך רשמי שניתן לאמת באופן מתאים.

גם במסמכים שיש עליהם חותמות מקוריות, חתימות ידניות או סימנים פיזיים, ייתכן שהמקור חשוב במיוחד.

מסמך דיגיטלי רשמי

יש מסמכים שמונפקים כיום באופן דיגיטלי על ידי רשויות או מוסדות. במקרה כזה השאלה היא האם מדובר במסמך עם קוד אימות, חתימה דיגיטלית או אפשרות לבדיקה מול המנפיק. מסמך כזה שונה מצילום רגיל של נייר.

אם המסמך דיגיטלי רשמי, כדאי לשלוח גם את הקובץ המקורי ולא רק צילום מסך, כדי לבדוק אם יש בו נתוני אימות.

מה עושים אם המקור אבד

במקרים רבים הפתרון הנכון הוא להנפיק עותק רשמי חדש מהרשות או מהמוסד שהוציא את המסמך. תרגום או אישור נוטריוני אינם מתקנים בעיה של מקור חסר כאשר הגוף המקבל דורש מקור.

לפני שמוציאים כסף על תרגום, כדאי לבדוק אם המסמך שבידכם הוא בכלל הגרסה המתאימה להגשה. לפעמים הנפקת מסמך חדש חוסכת טיפול כפול.