לא מעט לקוחות אומרים: "כבר חתמתי דיגיטלית, למה צריך נוטריון?" זו שאלה חשובה, כי חתימה אלקטרונית וחתימה נוטריונית דיגיטלית נשמעות דומות, אבל הן אינן אותו דבר. ההבדל ביניהן יכול לקבוע אם מסמך יתקבל אצל רשות, בנק, אוניברסיטה או גוף בחו״ל.

חתימה אלקטרונית רגילה נועדה בעיקר להראות שאדם חתם על מסמך באמצעי דיגיטלי. חתימה נוטריונית דיגיטלית, כאשר היא מתבצעת לפי הדין, כוללת שכבת אישור נוטריונית: זהות הגורם המאשר, סוג הפעולה הנוטריונית, והמסגרת המשפטית שמלווה את המסמך.

מהי חתימה אלקטרונית רגילה

חתימה אלקטרונית יכולה להיות סימון, אישור, ציור חתימה על מסך, חתימה באמצעות מערכת מסמכים או אמצעי זיהוי דיגיטלי אחר. במקרים רבים היא מתאימה להסכמות עסקיות, טפסים פנימיים או תהליכים שבהם הצדדים מסכימים לאופן החתימה.

אבל כאשר הגוף המקבל דורש אישור נוטריוני, חתימה אלקטרונית רגילה אינה מחליפה את הנוטריון. היא יכולה להראות שהייתה חתימה, אבל לא בהכרח מספקת את האישור המשפטי שהרשות ביקשה.

מה מוסיפה חתימה נוטריונית דיגיטלית

חתימה נוטריונית דיגיטלית מתייחסת למסמך נוטריוני שנערך ונחתם באמצעים דיגיטליים בהתאם לכללים הרלוונטיים. היא לא רק פעולה טכנית של צירוף חתימה לקובץ, אלא חלק מפעולה נוטריונית מוסדרת.

במילים פשוטות, ההבדל הוא בשאלה מי מאשר ומה מאושר. חתימה אלקטרונית רגילה מתמקדת בחתימה. אישור נוטריוני דיגיטלי מתמקד בפעולה הנוטריונית ובתוקף הפורמלי שלה.

מתי ההבדל קריטי

ההבדל חשוב במיוחד במסמכים שמוגשים לרשויות, קונסוליות, מוסדות לימוד, בנקים, גופים משפטיים או גורמים בחו״ל. אם הדרישה היא notarized document, notarial certificate או אישור נוטריוני, לא נכון להניח שחתימה אלקטרונית רגילה תספיק.

לעומת זאת, אם מדובר בתהליך פנימי בין צדדים פרטיים, ייתכן שחתימה אלקטרונית רגילה תתאים. לכן תמיד חוזרים לשאלה הבסיסית: מה הגוף המקבל ביקש בפועל.

מה לבדוק לפני שמתקדמים

כדאי לבדוק את נוסח הדרישה, סוג המסמך, המדינה שאליה הוא מיועד והאם נדרש אפוסטיל בהמשך. במסמכים לחו״ל, גם אחרי אישור נוטריוני ייתכן שיהיה צורך באימות נוסף.

אם יש ספק, עדיף לשלוח את המסמך ואת ההנחיה לבדיקה לפני החתימה. כך אפשר למנוע מצב שבו חותמים נכון טכנית, אך במסלול שאינו מתאים להגשה.