הרבה לקוחות רוצים לדעת אם אפשר פשוט לשלוח צילום של המסמך בוואטסאפ ולהתחיל. במקרים רבים צילום ברור מספיק לבדיקה ראשונית, אבל הוא לא תמיד מספיק לביצוע האישור עצמו. ההבדל בין צילום מסמך לבין מקור פיזי הוא אחד הדברים החשובים ביותר בתהליך נוטריוני.
הטעות הנפוצה היא לחשוב שאם אפשר להתחיל דיגיטלית, אפשר גם לסיים הכול דיגיטלית. בפועל, השאלה תלויה בסוג השירות: תרגום, העתק נאמן למקור, אימות חתימה, אישור חיים או מסמך שמיועד לחו״ל.
מתי צילום מספיק לבדיקה
לבדיקה ראשונית, בדרך כלל אפשר לשלוח סריקה או צילום ברור של המסמך. כך ניתן להבין את השפה, היקף המסמך, סוג האישור הנדרש, האם חסרים עמודים, והאם יש בעיות כמו שם לא תואם או איכות צילום נמוכה.
מתי צריך מקור פיזי
כאשר מבקשים אישור העתק נאמן למקור, ייתכן שהנוטריון צריך לראות את המקור כדי לאשר שהעותק תואם לו. גם באימות חתימה או אישור חיים עשויה להידרש הופעה או זיהוי לפי הדין. לכן לא נכון להניח שכל פעולה יכולה להתבצע על בסיס צילום.
מסמכים דיגיטליים רשמיים
יש מסמכים שמונפקים דיגיטלית על ידי רשויות וכוללים קוד אימות, חתימה אלקטרונית או אמצעי בדיקה. במסמכים כאלה צריך לבדוק האם ניתן לאמת את המקור הדיגיטלי והאם הגוף המקבל מוכן לקבל את הפורמט הזה.
מה לשלוח כדי לחסוך זמן
שלחו צילום מלא, לא חתוך ולא מטושטש, כולל כל העמודים והנספחים. אם יש חותמות בגב המסמך או קוד אימות, חשוב לצלם גם אותם. בנוסף, ציינו לאן המסמך מיועד ומה ביקשו מכם להגיש.
המסר החשוב
צילום טוב יכול לקצר מאוד את תחילת הדרך, אבל הוא לא תמיד מחליף מקור. הבדיקה הדיגיטלית נועדה להבין מה אפשר לעשות מרחוק ומה יחייב שלב נוסף. כך נמנעים מהגעה מיותרת מצד אחד, ומהבטחה לא מדויקת מצד שני.
מה אפשר להתחיל באופן דיגיטלי?
במקרים רבים ניתן להתחיל את הטיפול מרחוק: לשלוח צילום ברור של המסמך, לצרף את דרישת הגוף המקבל ולקבל הכוונה האם נדרש תרגום נוטריוני, אפוסטיל, אימות חתימה או מקור פיזי. יחד עם זאת, לא כל פעולה נוטריונית ניתנת לביצוע מרחוק, והאפשרות תלויה בדין, בסוג המסמך ובדרישת הגוף המקבל.
צריכים אישור, תרגום או בדיקת מסמך?
שלחו צילום ברור של המסמך בוואטסאפ וקבלו הכוונה מהירה: מה צריך לתרגם, האם נדרש אפוסטיל, והאם ניתן לטפל דיגיטלית או נדרש מסמך פיזי.
