אפוסטיל נשמע כמו שלב טכני: הולכים, מקבלים חותמת ומגישים את המסמך. בפועל, אחת הטעויות היקרות ביותר היא להוציא אפוסטיל על המסמך הלא נכון או בשלב הלא נכון. לכן בדיקת מסמך לפני אפוסטיל יכולה לחסוך זמן, כסף והגשה חוזרת.

האפוסטיל מאמת חתימה או סמכות מסוימת, אבל הוא לא הופך כל מסמך למסמך שמתאים לכל דרישה. אם הגוף המקבל ביקש אפוסטיל על התרגום, ואילו אתם עשיתם אפוסטיל על המקור בלבד, ייתכן שהמסמך עדיין לא יתקבל.

מה בודקים לפני אפוסטיל

קודם כל בודקים מהו המסמך: תעודה ציבורית, אישור נוטריוני, תרגום, העתק או מסמך פרטי. אחר כך בודקים לאיזו מדינה הוא מיועד, מי הגוף המקבל, ומה הנוסח המדויק של הדרישה.

השלב הזה חשוב כי אפוסטיל על מסמך ציבורי שונה מאפוסטיל על אישור נוטריוני. כל אחד מהם מאמת רכיב אחר.

אפוסטיל על מקור או על תרגום

לעיתים נדרש אפוסטיל על המסמך המקורי שהונפק על ידי רשות. במקרים אחרים נדרש תרגום נוטריוני ואז אפוסטיל על אישור הנוטריון. לפעמים נדרשים שני השלבים.

מי שמוציא אפוסטיל לפני בדיקה עלול לגלות שהחותמת תקינה, אבל לא על החלק שהגוף בחו״ל ביקש.

מדינה שמקבלת אפוסטיל או אימות קונסולרי

לא כל מדינה עובדת באותו מסלול. אם המדינה מקבלת אפוסטיל, ייתכן שזה המסלול המתאים. אם לא, ייתכן שנדרש אימות קונסולרי או שרשרת אישורים אחרת.

לכן בדיקת מסמך לפני אפוסטיל כוללת גם בדיקה של מדינת היעד ולא רק של המסמך עצמו.

מה כדאי לשלוח לבדיקה

כדאי לשלוח צילום ברור של המסמך, את הדרישה שקיבלתם, שם המדינה והגוף המקבל. אם מדובר בתרגום, חשוב לציין אם התרגום כבר נעשה או שעדיין לא.

בדיקה קצרה לפני הפעולה יכולה למנוע מצב שבו מוציאים אפוסטיל מיותר, או גרוע יותר – מפספסים אפוסטיל הכרחי.