יותר ויותר מסמכים רשמיים מתקבלים היום כקובץ דיגיטלי מאתר ממשלתי או ממוסד ציבורי. אבל מסמך ממשלתי דיגיטלי לא תמיד מטופל כמו צילום רגיל, ולא תמיד אפשר להתייחס אליו כמו למקור פיזי. השאלה היא איך ניתן לאמת אותו ומה הגוף המקבל מוכן לקבל.
הבלבול נוצר משום שהמסמך נראה רשמי: יש לוגו, ברקוד, קוד אימות או חתימה אלקטרונית. ועדיין, לפני שמאשרים, מתרגמים או מגישים אותו, צריך לבדוק אם הוא ניתן לאימות, אם הוא שלם, ואם הדרישה מתייחסת למקור דיגיטלי או למסמך מודפס.
מהו מקור דיגיטלי
מקור דיגיטלי הוא מסמך שהונפק מראש בצורה דיגיטלית על ידי רשות או מוסד, ולעיתים כולל קוד אימות, חתימה אלקטרונית או אפשרות בדיקה באתר. זה שונה מצילום של מסמך נייר.
מה נוטריון צריך לבדוק
צריך לבדוק את סוג המסמך, מקור ההנפקה, אמצעי האימות, הדרישה של הגוף המקבל, והאם ניתן להסתמך על הקובץ לצורך השירות המבוקש. לא כל מסמך דיגיטלי ניתן לאישור באותה דרך.
תרגום נוטריוני למסמך דיגיטלי
אם המסמך הדיגיטלי בשפה שאינה מתאימה להגשה, ייתכן שיידרש תרגום נוטריוני. במקרה כזה חשוב לוודא שכל הפרטים גלויים, שהקוד או החתימה מופיעים, ושאין חלקים חסרים בקובץ.
האם צריך להדפיס את המסמך
לפעמים הגוף המקבל דורש מסמך מודפס עם אישור מקורי, ולפעמים הוא מוכן לקבל קובץ דיגיטלי. זו אינה החלטה של הלקוח בלבד. צריך לבדוק את דרישת הגוף שמקבל את המסמך.
הטעות הנפוצה
הטעות היא לחשוב שכל PDF רשמי הוא מקור לכל דבר. בפועל, יש הבדל בין מקור דיגיטלי שניתן לאמת לבין סריקה רגילה. בדיקה דיגיטלית מוקדמת יכולה לחסוך הגעה מיותרת, אבל היא לא מחליפה את דרישת הדין או הגוף המקבל.
מה אפשר להתחיל באופן דיגיטלי?
במקרים רבים ניתן להתחיל את הטיפול מרחוק: לשלוח צילום ברור של המסמך, לצרף את דרישת הגוף המקבל ולקבל הכוונה האם נדרש תרגום נוטריוני, אפוסטיל, אימות חתימה או מקור פיזי. יחד עם זאת, לא כל פעולה נוטריונית ניתנת לביצוע מרחוק, והאפשרות תלויה בדין, בסוג המסמך ובדרישת הגוף המקבל.
צריכים אישור, תרגום או בדיקת מסמך?
שלחו צילום ברור של המסמך בוואטסאפ וקבלו הכוונה מהירה: מה צריך לתרגם, האם נדרש אפוסטיל, והאם ניתן לטפל דיגיטלית או נדרש מסמך פיזי.
