יותר ויותר מסמכים רשמיים מופקים כיום בצורה דיגיטלית, ולכן עולה שאלה חדשה יחסית: האם אפוסטיל דיגיטלי מספיק, או שעדיין צריך אפוסטיל פיזי על נייר? התשובה אינה תלויה רק בישראל, אלא גם בגוף שמקבל את המסמך ובדרך שבה הוא מוכן לבדוק אותו.

הטעות הנפוצה היא לחשוב שכל מסמך דיגיטלי מתקבל בכל מקום, או להפך – שכל גוף דורש נייר. בפועל, יש גופים שמקבלים מסמכים דיגיטליים מאומתים, ויש כאלה שעדיין דורשים מקור פיזי, חותמת פיזית או הגשה בדואר.

מהו אפוסטיל רגיל

אפוסטיל רגיל הוא אישור שמצורף למסמך או לאישור נוטריוני בדרך פיזית, בהתאם לסוג המסמך ולרשות שמנפיקה את האישור. הוא נועד לאמת חתימה, חותמת או סמכות של גורם ציבורי לצורך שימוש במדינה אחרת.

במסלול הזה, המסמך מוגש בדרך כלל כעותק נייר, ולעיתים נדרש להציג אותו לגוף המקבל כפי שהוא, עם החותמת או האישור המצורף.

מהו אפוסטיל דיגיטלי

אפוסטיל דיגיטלי מתייחס לאישור שמונפק או ניתן לאימות באמצעים דיגיטליים, כאשר קיימת אפשרות לבדוק את האישור לפי קוד, חתימה אלקטרונית או מערכת אימות. היתרון הוא נוחות, מהירות והפחתת צורך בהעברת נייר.

אבל היתרון הזה מתקיים רק אם הגוף המקבל יודע ומוכן לקבל את הפורמט. לכן גם כאשר האישור תקין, צריך לבדוק את דרישת היעד.

מה הגוף המקבל בודק

הגוף המקבל עשוי לבדוק שלושה דברים: האם המסמך עצמו תקף, האם האפוסטיל תקף, והאם הפורמט שבו הוא הוגש מתאים לנהלים שלו. לפעמים גוף מקבל יאשר מסמך דיגיטלי, ולפעמים יבקש עותק מודפס או מסמך מקורי.

אם מדובר באוניברסיטה, בנק, רשות הגירה או קונסוליה, לא כדאי להניח. צריך לבדוק אם ההנחיות מדברות על original document, electronic apostille, certified copy או physical apostille.

מה אפשר להתחיל דיגיטלית

אפשר לשלוח את המסמך ואת האפוסטיל לבדיקה ראשונית, כולל קובץ המקור ולא רק צילום מסך. כך ניתן להבין אם יש דרך אימות, אם המסמך ברור, ואם הדרישה של הגוף המקבל תואמת לפורמט הדיגיטלי.

כאשר יש ספק, כדאי לפנות לגוף המקבל ולשאול במפורש האם הוא מקבל אפוסטיל דיגיטלי. תשובה כתובה יכולה לחסוך הרבה זמן.

הטעות הנפוצה

הטעות היא להתמקד בשאלה האם האפוסטיל ״חוקי״ בלבד. השאלה המעשית היא האם הגוף הספציפי שאליו מגישים את המסמך יקבל אותו בפורמט הזה. בתחום מסמכים בינלאומיים, התאמה לדרישת ההגשה חשובה לא פחות מהאישור עצמו.