כאשר קונסוליה מבקשת מסמך מאושר, לא תמיד ברור למה היא מתכוונת. לפעמים מדובר בתרגום נוטריוני, לפעמים באימות חתימה, לפעמים באפוסטיל, ולעיתים בשרשרת אישורים אחרת לגמרי. לכן אישור מסמכים לקונסוליה מתחיל בפענוח הדרישה, לא בחיפוש חותמת.

הקושי הוא שכל קונסוליה וכל מדינה עשויות לעבוד אחרת. גם אם מסמך מסוים התקבל במדינה אחת, אין ודאות שהוא יתקבל באותה צורה במדינה אחרת. לכן חשוב לבדוק את הדרישות הספציפיות של הנציגות שאליה מגישים.

אילו מסמכים מוגשים לקונסוליות

מסמכים נפוצים כוללים תעודות לידה, נישואין, גירושין, פטירה, תעודות יושר, תעודות לימודים, ייפויי כוח, מסמכי חברה, הצהרות, אישורי בנק ומסמכי ירושה. לכל סוג מסמך עשוי להיות מסלול אימות שונה.

תרגום נוטריוני או אימות חתימה

אם המסמך כבר קיים וצריך להגישו בשפה אחרת, ייתכן שהפעולה הנכונה היא תרגום נוטריוני. אם אדם צריך לחתום על ייפוי כוח, הצהרה או הסכמה לשימוש בחו״ל, ייתכן שהפעולה היא אימות חתימה נוטריוני. אלו שירותים שונים, ולכן חשוב לא לערבב ביניהם.

אפוסטיל מול אימות קונסולרי

יש מדינות שמקבלות אפוסטיל, ויש מצבים שבהם נדרש אימות קונסולרי. במקרים מסוימים הקונסוליה תדרוש שהמסמך יעבור קודם אישור בישראל ורק לאחר מכן יוגש אליה. סדר הפעולות חשוב מאוד, כי אישור שבוצע במקום הלא נכון עלול לא להספיק.

מה לשלוח לבדיקה

הדרך הנכונה היא לשלוח את המסמך, את הנחיית הקונסוליה, את מדינת היעד ואת מטרת ההגשה. אם יש טופס ספציפי של הקונסוליה, חשוב לצרף אותו. לעיתים נוסח הטופס קובע אם צריך חתימה בפני נוטריון או רק תרגום.

האם אפשר להתחיל דיגיטלית

ברוב המקרים ניתן להתחיל בבדיקה מרחוק. עם זאת, כאשר הקונסוליה דורשת מקור פיזי, זיהוי אישי או חתימה בפני נוטריון, לא תמיד ניתן לסיים את כל התהליך אונליין. הבדיקה הדיגיטלית נועדה להבין את המסלול הנכון לפני שמתחילים.