כאשר חברה ישראלית נדרשת להגיש מסמכים בחו״ל, לא מספיק לתרגם את המסמך הראשון שמוצאים במייל. מסמכי חברה לחו״ל יכולים לכלול תעודת התאגדות, תקנון, תדפיס חברה, אישור מורשי חתימה, החלטת דירקטוריון, ייפוי כוח או מסמך בנקאי. לכל אחד מהם עשוי להיות מסלול אישור שונה.

הסיכון במסמכי חברה גבוה יחסית, כי טעות קטנה יכולה לעכב פתיחת חשבון, רישום חברה, עסקה מסחרית או הגשה לרשות זרה. לכן צריך לבדוק מראש מה נדרש: תרגום נוטריוני, אישור העתק, אימות חתימה, אפוסטיל או אימות קונסולרי.

אילו מסמכים נפוצים

המסמכים הנפוצים הם Certificate of Incorporation, Articles of Association, company extract, board resolution, power of attorney, authorized signatories confirmation ומסמכים בנקאיים. לעיתים הגוף הזר יבקש נוסח באנגלית, ולעיתים תרגום נוטריוני משפה אחרת.

תרגום נוטריוני במסמכי חברה

כאשר המסמך בעברית ומוגש לגוף זר, ייתכן שיידרש תרגום נוטריוני. במסמכים עסקיים יש חשיבות גבוהה למונחים, שמות בעלי תפקידים, מספרי חברה, תאריכים והפניות לסעיפים. תרגום לא מדויק עלול ליצור בעיה פרשנית.

אימות חתימה ומורשי חתימה

אם נחתם ייפוי כוח או מסמך תאגידי, ייתכן שהנוטריון יתבקש לאמת חתימה. במקרים כאלה צריך לבדוק מי מוסמך לחתום בשם החברה, והאם נדרש להציג מסמכי חברה תומכים.

אפוסטיל או אימות קונסולרי

כאשר המסמך מיועד לחו״ל, ייתכן שתידרש שכבת אימות נוספת. אפוסטיל יכול להידרש על אישור נוטריוני או על מסמך ציבורי מתאים. במדינות מסוימות ייתכן שתידרש שרשרת אימות אחרת.

איך מתחילים נכון

שולחים את רשימת הדרישות שקיבלתם מהגוף הזר, את המסמכים הקיימים ואת מטרת ההגשה. בדיקה מוקדמת מאפשרת להבין אם חסר מסמך חברה, אם יש צורך בתרגום, מי צריך לחתום ומהו סדר האישורים הנכון.