אחת השאלות שחוזרות שוב ושוב היא האם חייבים להגיש את המסמך המקורי, או שאפשר להסתפק בהעתק מאושר. לכאורה זו שאלה טכנית, אבל בפועל היא יכולה לקבוע אם ההגשה תתקבל או תחזור להשלמות. העתק מאושר מול מקור פיזי הם לא אותו דבר, והבחירה ביניהם תלויה בדרישת הגוף המקבל.

יש מקרים שבהם הגוף המקבל רוצה לראות את המקור עצמו. במקרים אחרים הוא מוכן לקבל צילום או העתק שאושר על ידי נוטריון כהעתק נאמן למקור. לפעמים נדרש גם תרגום נוטריוני, ולפעמים האישור צריך להיות מלווה באפוסטיל. לכן לא מתחילים מהצילום, אלא מהשאלה מה באמת ביקשו.

מהו העתק נאמן למקור

העתק נאמן למקור הוא אישור שלפיו העותק שהוצג תואם למסמך המקורי שהוצג בפני הנוטריון. האישור אינו הופך את המסמך למסמך אחר, ואינו מאשר את נכונות התוכן שבו. הוא מתייחס להתאמה בין המקור לבין ההעתק.

זה שימושי כאשר רוצים לשמור את המקור אצלכם, כאשר מגישים מסמכים לכמה גופים במקביל, או כאשר הגוף המקבל אינו דורש את המקור הפיזי אלא מסתפק בעותק מאושר.

מתי הגוף המקבל עשוי לדרוש מקור

מקור פיזי נדרש לעיתים במסמכים רשמיים, מסמכי השכלה, תעודות מצב אישי, מסמכי ירושה, מסמכי חברה או הליכים שבהם הרשות רוצה לוודא שהמסמך לא עבר שינוי. במקרים כאלה, גם העתק מאושר לא תמיד יספיק אם הדרישה היא למקור עצמו.

מתי העתק מאושר יכול להספיק

כאשר הדרישה היא certified copy, notarized copy או true copy, ייתכן שהגוף המקבל מבקש דווקא העתק מאושר ולא את המקור. אבל גם כאן חשוב לקרוא את הנוסח. במדינות וגופים שונים אותם מונחים יכולים להתפרש מעט אחרת.

מה אפשר להתחיל דיגיטלית

אפשר לשלוח צילום ברור של המסמך כדי לבדוק אם הוא מתאים לטיפול, אם חסרים עמודים ואם הדרישה מתייחסת למקור או להעתק. עם זאת, לצורך אישור העתק נאמן למקור ייתכן שיידרש להציג את המקור עצמו, לפי הדין וסוג המסמך.

הטעות הנפוצה

הטעות היא להניח שצילום טוב תמיד מחליף מקור. צילום יכול לעזור להתחיל בדיקה, אבל לא תמיד הוא מספיק לאישור עצמו. בדיקה מוקדמת של דרישת הגוף המקבל מונעת מצב שבו מכינים העתק מאושר, ואז מגלים שהיה צריך להציג מקור.