גם כאשר מסמך עבר טיפול נוטריוני דיגיטלי, ייתכן שהגוף בחו״ל יבקש אפוסטיל. זו נקודה שמבלבלת הרבה לקוחות: אישור נוטריוני, דיגיטלי או פיזי, אינו תמיד סוף הדרך כאשר המסמך מיועד למדינה אחרת.
אפוסטיל נועד לאמת את חתימת בעל התפקיד או את האישור הציבורי לצורך שימוש במדינות החתומות על אמנת האג. לכן השאלה אינה רק האם המסמך נחתם דיגיטלית, אלא האם הגוף המקבל דורש אימות נוסף של האישור הנוטריוני.
מתי אפוסטיל עשוי להידרש
כאשר מסמך נוטריוני מיועד לרשות זרה, אוניברסיטה, בנק, קונסוליה, רשות הגירה או גוף רשמי אחר, ייתכן שתידרש שכבת אפוסטיל. הדרישה תלויה במדינת היעד ובגוף המקבל, ולא באופן שבו התחיל הטיפול בישראל.
מה ההבדל בין אישור נוטריוני לבין אפוסטיל
האישור הנוטריוני מתייחס לפעולה שעשה הנוטריון: תרגום, אימות חתימה, העתק נאמן למקור או אישור אחר. האפוסטיל מאמת את סמכות החתימה או האישור לצורך שימוש בינלאומי. אלו שני שלבים שונים, ולעיתים צריך את שניהם.
האם דיגיטלי משנה את הדרישה
העובדה שההליך התחיל או בוצע באופן דיגיטלי לא בהכרח מבטלת צורך באפוסטיל. מה שקובע הוא דרישת הגוף המקבל והמסלול המשפטי של המסמך. לכן חשוב לבדוק מראש אם נדרש מסמך דיגיטלי, מסמך מודפס, אפוסטיל או אימות אחר.
איך בודקים לפני שמתחילים
שולחים את המסמך ואת הדרישה שקיבלתם, ומציינים לאיזו מדינה הוא מיועד. אם כתוב שהמסמך צריך להיות apostilled, legalized או notarized and apostilled, חשוב להתייחס לניסוח המדויק ולא לתרגום כללי שלו.
הטעות הנפוצה
הטעות הנפוצה היא להניח שחתימה דיגיטלית היא תחליף לאפוסטיל. בפועל, אלו כלים שונים. חתימה דיגיטלית יכולה להיות דרך ביצוע, ואפוסטיל הוא שלב אימות בינלאומי כאשר הוא נדרש. כדי להימנע מעיכובים, בודקים את שניהם מראש.
השלב הדיגיטלי לא תמיד סוגר את כל שרשרת ההגשה
גם כאשר האישור הנוטריוני מתחיל או מתבצע באופן דיגיטלי לפי הדין, ייתכן שהגוף בחו״ל ידרוש שכבת אימות נוספת. אפוסטיל אחרי אישור נוטריוני נועד לאמת את סמכות הנוטריון או את האישור הרלוונטי, ולא את תוכן המסמך עצמו.
לכן חשוב לבדוק מראש אם המסמך מיועד לגוף שמסתפק באישור הנוטריוני, או אם נדרש אפוסטיל על האישור לאחר מכן. ההבדל משפיע על לוחות הזמנים ועל המסירה הסופית.
איך להימנע מהפתעות
לפני הפקת האישור כדאי לצרף את דרישת הגוף המקבל. כך ניתן לדעת אם לתכנן מראש גם שלב אפוסטיל, במקום לגלות זאת רק לאחר שהמסמך כבר מוכן.
מה אפשר להתחיל באופן דיגיטלי?
במקרים רבים ניתן להתחיל את הטיפול מרחוק: לשלוח צילום ברור של המסמך, לצרף את דרישת הגוף המקבל ולקבל הכוונה האם נדרש תרגום נוטריוני, אפוסטיל, אימות חתימה או מקור פיזי. יחד עם זאת, לא כל פעולה נוטריונית ניתנת לביצוע מרחוק, והאפשרות תלויה בדין, בסוג המסמך ובדרישת הגוף המקבל.
צריכים אישור, תרגום או בדיקת מסמך?
שלחו צילום ברור של המסמך בוואטסאפ וקבלו הכוונה מהירה: מה צריך לתרגם, האם נדרש אפוסטיל, והאם ניתן לטפל דיגיטלית או נדרש מסמך פיזי.
